Pola penanganan arsip

Pola penanganan arsip terbagi menjadi 2 bagian, yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Setiap lembaga/perusahaan memiliki pola penanganan arsipnya tersendiri dan tidak semuanya mamakai pola yang sama. Penanganan ini dibutuhkan agar arsip tidak tercecer kemana-mana sehingga bisa teratur.

      1.    Sentralisasi

Sentralisasi adalah pola penanganan arsip yang terpusat. Artinya tempat penanganan dan penyimpanan arsip ada pada satu bagian saja, biasanya bagian itu disebut tata usaha atau secretariat. Ciri dari pola ini dalam penanganan arsip adalah dengan digunakannya kartu kendali. Kartu kendali ini terdiri atas 3 lembar yang akan dipegang oleh arsiparis, kepala tata usaha, dan sekretaris/ bagian yang mempunyai arsip. Kegunaan dari kartu kendali ini untuk memudahkan pencarian dari masing-masing bagian yang mempunyai arsip tersebut untuk ditemukan oleh arsiparis. Pola penanganan arsip ini biasanya digunakan pada lembaga/perusahaan kecil atau yang belum terlalu berkembang, karena arus keluar masuknya surat belum begitu banyak sehingga hanya ditangani oleh satu bagian saja.

      2.    Desentralisasi

Desentralisasi adalah pola penanganan arsip yang dikelola oleh masing-masing bagian. Artinya pola penanganan arsip yang dilakukan masing-masing bagian yang mempunyai arsip, baik itu penyusunan dan penyimpanannya. Misalnya ada surat masuk yang perihalnya tentang keuangan, maka surat tersebut akan diterima dan ditangani oleh bagian keuangan. Begitu juga jika ada surat tentang lamaran pekerjaan, maka surat tersebut akan diterima oleh bagian HRD. Ciri dari pola ini adalah setiap bagian akan mempunyai tempat penyimpanannya sendiri. Biasanya pola ini digunakan oleh instansi/perusahaan besar yang sudah maju yang juga arus keluar masuknya surat sudah banyak. Agar surat yang masuk langsung bisa di kelola oleh bagian yang dituju maka digunakanlah pola penanganan desentrlisasi.

Demikian informasi yang dapat saya sampaikan, terima kasih.

Referensi : Buku Kearsipan