Azas pengelolaan arsip

Azas arsip terbagi menjadi tiga bagian, yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi, dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

   

     1.    Azas Sentralisasi

Dalam proses pengelolaan arsip, sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu bagian/unit kerja khusus biasa disebut sentral arsip atau pusat arsip. Semua surat masuk mapun keluar akan dikelola di sentral arsip. Keuntungan dari sentralisasi arsip diantaranya :

a.    Dapat menghemat ruang dan peralatan

b.    Meningkatkan konsentrasi petugas

c.    Menghemat penyimpanan surat karena tidak perlu di duplikasi

d.    Sistem penyimpanannya dapat disamakan

Adapun kerugiannya :
a. hanya efektif dan efisien pada perusahaan kecil
b. tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan sistem yang sama
c. perlunya waktu yang lebih lama untuk memperoleh arsip

     2.    Azas Desentralisasi

Dalam proses pengelolaan arsip, desentralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Jadi setiap bagian/unit bisa mengunakan sistem sesuai kebutuhannya. Keuntungan dari desentralisasi arsip diantaranya :

a.    Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit masing-masing

b.    Memperoleh arsip lebih cepat karena berada pad unit kerja sendiri

c.    Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena sesuai bagiannya

Adapun kerugiannya :
a. dapat menimbulkan duplikasi arsip diberbagai lokasi
b. pemborosan pada pengadaaan barang
c. petugas arsip memiliki tugas rangkap sehingga dibutuhkan pelatihan pendidikan kearsipan
d. pemborosan dalam kegiatan pemusnahan arsip

     3.    Azas kombinasi

Yang dalam pengelolaannya menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan untuk mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan desentralisasi. Dalam penerapan arsip kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi. Artinya arsip yang masih sering digunakan atau yang masih memiliki nilai guna maka akan dikelola oleh bagian masing-masing. Sedangkan arsip yang sudah jarang digunakan maka akan dikelola oleh pusat arsip.

Demikian informasi yang dapat saya sampaikan, terima kasih.

Referensi : Buku Kearsipan

Bakat

Pada dasarnya setiap individu memiliki bakat yang berbeda-beda. Perbedaan itu terletak pada jenis bakat, ada yang berbakat melukis, menyanyi, akrobatik, pesulap, dalam olahraga dan yang lainnya. Bakat merupakan kemampuan bawaan yang berupa potensi yang harus dikembangkan atau dilatih agar dapat terwujud. Bakat memerlukan latihan dan pendidikan agar suatu tindakan itu dapat  dilakukan dimasa depan, berbeda dengan kemampuan, yang merupakan proses dari sebuah latihan dan dapat dilakukan degan segara.

Berdasarkan referensi ada beberapa jenis bakat :

     1.    Bakat verbal : bakat tentang konsep-konsep yang diungkapkan dalam bentuk kata-kata

     2.    Bakat numerical : bakat tentang konsep-konsep dalam bentuk angka

     3.    Bakat skolastik : kombinasi kata-kata dan angka-angka

    4.    Bakat abstrak : bakat yang bukan kata maupun angka tetapi berbentuk pola, rancangan, diagram, ukuran-ukuran, bentuk-bentuk, dan posisi-posisinya

    5.    Bakat mekanik :bakat tentang prinsip-prinsip umum ipa, tata kerja, mesin, perkakas, dan alat-alat lainnya

    6.    Bakat relasi ruang : bakat untuk mengamati, mencitrakan pola dua dimensi atau berpikir dalam 3 dimensi

    7.    Bakat kecepatan ketelitian klorikal : bakat tentang tugas tulis menulis, ramu-meramu untuk laboratorium, kantor dan lainnya

    8.    Bakat bahasa : bakat tentang penalaran analisis bahasa misalnya untuk jurnalistik, fotografi, penyiaran,  editing, pramuniaga, dan lainnya.

Jadi, bakat adalah kemampuan alamiah yang ada pada diri individu untuk memperoleh pengetahuan atau keterampilan , yang relative dapat bersifat umum (misalnya, bakat intelektual umum) atau khusus (bakat akademis khusus) yang dapat dikembangkan sesuai kemauannya. Bakat khusus disebut juga talent. Talent ini tidak semua orang memilikinya.

Sumber : modul bimbingan dan konseling

Kondisi penting yang mendukung kebahagiaan dalam awal masa anak-anak

Kebahagian yang dirasakan anak akan berdampak baik bagi perkembangannya. Anak yang merasa bahagia selalu memilki prestasi yang lebih baik jika dibandingkan anak yang selalu pemurung.Berikut merupakan kondisi penting yang mendukung kebahagiaan dalam awal masa anak-anak :

    1.    Kesehatan yang baik akan memberikan keleluasaan bagi anak untuk melakukan apa yang ia inginkan dan menikmati setiap aktivitas yang dilakukannya.

   2.    Lingkungan yang selalu memberikan kesempatan pada anak untuk mengembangkan kemampuannnya semaksimal mungkin.

  3.    Orang tua bisa menerima perilaku anaknya yang terkadang suka mengganggu dan membimbing anak dalam belajar berperilaku secara sosial.

    4.    Kebijaksanaan orang tua dalam menegakkan kedisiplinan yang terencana dan dilaksanakan dengan konsisten agar anak bisa mengerti dalam melaksanakan kedisiplinan.

    5.    Menunjukan rasa kasih sayang, rasa peduli, rasa bangga terhadap prestasi yang diraih anak serta meluangkan waktu bersama anak.

   6.    Orang tua sebaiknya menaruh harapan-harapan yang wajar agar anak tidak merasa diberatkan dengan harapan orang tua sehingga ia bisa melakukannya sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya.

    7.    Mendorong anak untuk kreatif dalam bermain dan menghindari ejekan atau kritik yang bisa mengurangi semangat untuk kreatif.

    8.    Dapat diterima oleh lingkungannya baik dalam keluarga maupun teman-temannya sehingga anak dapat mengembangkan sikap yang baik terhadap berbagai kegiatan sosial.

    9.    Suasana yang selalu gembira dan bahagia dirumah akan mengajarkan anak untuk berusaha mempertahankan suasana ini.

  10. Dapat mencapai prestasi-pertasi penting sehingga anak merasa lebih dihargai dan dibanggakan.

Referensi : Hurlock, Elizabeth B. Psikologi Perkembangan. Edisi Kelima. Jakarta : Erlangga.

Bentuk-bentuk mekanisme pertahanan diri

Dalam proses pendewasaan tidak terlepas dari berbagai hambatan maupun masalah. Ada yang menghindar dari masalah tersebut dan ada juga yang langsung memecahkannya. Dalam menyikapi masalh hidup, terkadang individu akan mengalami tekanan, kecemasan, stress bahkan konflik. Sebagai cara individu mereduksi perasaan tersebut adalah dengan melakukan mekanisme pertahanan diri baik yang dilakukan secara sadar atau tidak sadar. Berikut merupakan Bentuk-bentuk mekanisme pertahanan diri :

     1.    Represi

Represi didefinisikan sebagai upaya individu untuk menyingkirkan frustasi, konflik batin, mimpi buruk, krisis keuangan, dan sejenisnya yang menimbulkan kecemasan. Sering kali individu melakukan represi ketika menghadapi permasalahan tetapi dengan mengekspesikan kemarahannya pada orang lain. Contonya remaja takut kepada orang tuanya mengekspesikan kemarahannya dalam bentuk melawan gurunya.

     2.    Reaction Formation (pembentukan reaksi)

Individu dikatakan mengadakan pembentukan reaksi adalah ketika dia berusaha menyembunyikan motif dan perasaan yang sesungguhnya. Dengan cara ini, individu dapat menghindarkan diri dari kecemasan yang disebabkan oleh keharusan untuk menghadapi ciri-ciri pribadi yang tidak menyenangkan. Misalnya seorang siswa yang tidak menyukai gurunya, namun didepan gurunya dia bersikap manis dan selalu menyapa agar dia terhindar dari masalah dengan gurunya.

     3.    Fiksasi

Kondisi yang dihadapkan individu pada suatu situasi menekan yang membuatnya frustasi dan mengalami kecemasan, sehingga membuat individu merasa tidak sanggup lagi untuk menghadapinya dan membuat perkembangan normalnya terhenti untuk sementara atau selamanya.  Individu yang sangat bergantung dengan individu lain merupakan salah satu contoh pertahanan diri dengan fiksasi. Contohnya ketergantungan dalam hal finansial pada orangtua akibat dimanja.

     4.    Regresi

Regresi merupakan respon yang umum bagi individu bila berada dalam situasi frustasi,  setidak-tidaknya pada anak-anak. Dengan regresi (mundur) ini individu dapat lari dari keadaan yang tidak meyenangkan dan kembali lagi pada keadaan sebelumnya yang dirasakannya penuh dengan kasih sayang dan rasa aman. Misalnya anak yang memperoleh adik, akan memperhatikan respons mengompol atau menghisap jempol jarinya agar ia merasa diperhatikan kembali.

     5.    Proyeksi

Keadaan dimana seseorang tidak menyukai sifat orang lain tetapi ia berusaha agar orang yang dibencinya menunjukan reaksi yang sama. Teknik ini mungkin dapat digunakan untuk mngurangi kecemasan karena dia harus menerima kenyataan akan keburukan dirinya sendiri. Misalnya seorang remaja membenci temannya sehingga menimbulkan kecemasan diubah menjadi temannya yang membenci remaja tersebut.

     6.    Rasionalitas

Adalah usaha individu untuk mencari-cari alasan yang dapat diterima secara sosial untuk membenarkan atau menyembunyikan perilakunya yang buruk. Misalnya siswa yang selalu datang terlambat selalu beralasan susah mendapat angkutan umum ke sekolah, padahal bila siswa berangkat lebih pagi, sebenarnya tidak akan terlambat.

Referensi : Modul Bimbingan dan Konseling