Azas pengelolaan arsip

Azas arsip terbagi menjadi tiga bagian, yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi, dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

   

     1.    Azas Sentralisasi

Dalam proses pengelolaan arsip, sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu bagian/unit kerja khusus biasa disebut sentral arsip atau pusat arsip. Semua surat masuk mapun keluar akan dikelola di sentral arsip. Keuntungan dari sentralisasi arsip diantaranya :

a.    Dapat menghemat ruang dan peralatan

b.    Meningkatkan konsentrasi petugas

c.    Menghemat penyimpanan surat karena tidak perlu di duplikasi

d.    Sistem penyimpanannya dapat disamakan

Adapun kerugiannya :
a. hanya efektif dan efisien pada perusahaan kecil
b. tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan sistem yang sama
c. perlunya waktu yang lebih lama untuk memperoleh arsip

     2.    Azas Desentralisasi

Dalam proses pengelolaan arsip, desentralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Jadi setiap bagian/unit bisa mengunakan sistem sesuai kebutuhannya. Keuntungan dari desentralisasi arsip diantaranya :

a.    Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit masing-masing

b.    Memperoleh arsip lebih cepat karena berada pad unit kerja sendiri

c.    Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena sesuai bagiannya

Adapun kerugiannya :
a. dapat menimbulkan duplikasi arsip diberbagai lokasi
b. pemborosan pada pengadaaan barang
c. petugas arsip memiliki tugas rangkap sehingga dibutuhkan pelatihan pendidikan kearsipan
d. pemborosan dalam kegiatan pemusnahan arsip

     3.    Azas kombinasi

Yang dalam pengelolaannya menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan untuk mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan desentralisasi. Dalam penerapan arsip kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi. Artinya arsip yang masih sering digunakan atau yang masih memiliki nilai guna maka akan dikelola oleh bagian masing-masing. Sedangkan arsip yang sudah jarang digunakan maka akan dikelola oleh pusat arsip.

Demikian informasi yang dapat saya sampaikan, terima kasih.

Referensi : Buku Kearsipan