Cara mengirim surat untuk banyak alamat dngan menggunakan aplikasi Mail Merge

     Dalam suatu Instansi pemerintah maupun swasta surat menyurat merupakan kegiatan yang sering dilakukan untuk menjalin komunikasi dengan relasi. Biasanya jika mengadakan suatu acara, instansi/lembaga tersebut akan mengundang para relasinya menggunakan surat. membutuhkan waktu yang lama bagi seorang sekretaris jika harus  mengetiknya sesuai dengan para tamu yang diundang, misalnya jika akan mengundang 100 instansi maka sekretaris akan mengetik sebanyak 100 surat dengan alamat yang berbeda-beda. dari segi waktu itu kurang efesien, sedangkan tugas sekretaris bukan hanya membuat surat . untuk menghemat waktu kita bisa menggunakan aplikasi Mail Merge.
     Mail Merge adalah fasilitas pembuat dokumen berupa surat secara masal dengan sebagian isi ada yang berubah. Untuk membuat surat masal dengan fasilitas mail merge dengan menggunakan Ms.Word 2010, ikuti langkah berikut ini  :

1. klik menu Mailings, lalu pilih start mail merge dan klik step by step mail merge wizard, akan muncul tampilan seperti ini disebelah kanan.

2. klik next starting document
3. klik next select recipients
4. kemudian pilih type a new list, lalu klik create, akan muncul tampilan seperti berikut

5. klik costomize columns, lalu muncul tampilan berikut dan hapus semua field names yang ada

  

6. setelah semua dihapus lalu add field names yang diinginkan misalnya, nama perusahaan, alamat, dan kota lalu klik ok.

 

 

 7. tulis semua alamat yang ingin dituju lalu klik ok

8.akan muncul tampilan berikut kemudian klik ok

9. klik menu insert merge field lalu pilih misalnya nama perusahaan, alamat, dan kota, setelah itu klik preview result. untuk mengganti alamat perusahaan yang satu ke yang lainnya klik tanda seperti panah disamping preview result.

Sekian informasi yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat.
Terima kasih.