Sistem kearsipan yang baik
memiliki tujuan, yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip
dengan cepat ketika dibutuhkan serta memelihara arsip agar terhindar dari
kerusakan. Setiap instansi/perusahaan perlu memiliki sistem arsip yang baik
agar setiap informasi yang diterima dapat disimpan dengan baik. Berikut adalah
Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik :
1.
Mudah dilaksanakan
Artinya
sistem kearsipan tidak menimbulkan kesulitan bagi para petugas arsip, sehingga
memudahkan petugas dalam proses penyimpanan maupun penemuan kembali.
2.
Mudah dimengerti
Artinya
sistem kearsipan mudah dipahami oleh para petugas arsip, sehingga mereka tidak
kebingungan dalam proses pelaksanaannya.
3.
Mudah/ekonomis
Artinya
penyelenggaran sistem kearsipan tidak mengeluarkan banyak biaya baik dalam
peralatan maupun tenaga pekerjanya.
4.
Tidak memakan tempat
Artinya
dalam memilih tempat, janganlah terlalu besar ataupun kecil. Pilihlah tempat
yang sesuai dengan kebutuhan kantor.
5.
Mudah dicapai
Artinya
sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan ruang lingkup kegiatan
kantor, karena tidak semua sistem kearsipan bisa diterapkan dalam semua kantor.
6.
Fleksibel atau luwes
Artinya
sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap kantor dan dapat
mengikuti perkembangan kantor. Karena kantor umumnya bersifat dinamis
(berkembang), jadi harus disesuaikan sistem fillingnya agar sampai
berganti-ganti setiap ada perkembangan.
7.
Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Sistem
kearsipan yang baik tidak akan menimbulkan kerusakan atau kehilangan arsip.
Karena disimpan ditempat yang baik sehingga terhindar dari segala kerusakan.
8.
Mempermudah pengawasan
Dengan
menggunakan sistem kearsipan semua surat yang masuk atau keluar akan
menggunakan peralatan yang mempermudah pengawasan seperti, kartu index, lembar
pengantar, lembar tunjuk silang, out slip dan sebagainya
Demikian informasi yang
dapat saya sampaikan, terima kasih.
Referensi : Buku Kearsipan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar