Jumat, 30 Desember 2016

Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik



Sistem kearsipan yang baik memiliki tujuan, yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan serta memelihara arsip agar terhindar dari kerusakan. Setiap instansi/perusahaan perlu memiliki sistem arsip yang baik agar setiap informasi yang diterima dapat disimpan dengan baik. Berikut adalah Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik :
     1.    Mudah dilaksanakan
Artinya sistem kearsipan tidak menimbulkan kesulitan bagi para petugas arsip, sehingga memudahkan petugas dalam proses penyimpanan maupun penemuan kembali.

     2.    Mudah dimengerti
Artinya sistem kearsipan mudah dipahami oleh para petugas arsip, sehingga mereka tidak kebingungan dalam proses pelaksanaannya.

     3.    Mudah/ekonomis
Artinya penyelenggaran sistem kearsipan tidak mengeluarkan banyak biaya baik dalam peralatan maupun tenaga pekerjanya.

     4.    Tidak memakan tempat
Artinya dalam memilih tempat, janganlah terlalu besar ataupun kecil. Pilihlah tempat yang sesuai dengan kebutuhan kantor.

     5.    Mudah dicapai
Artinya sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan ruang lingkup kegiatan kantor, karena tidak semua sistem kearsipan bisa diterapkan dalam semua kantor.

     6.    Fleksibel atau luwes
Artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap kantor dan dapat mengikuti perkembangan kantor. Karena kantor umumnya bersifat dinamis (berkembang), jadi harus disesuaikan sistem fillingnya agar sampai berganti-ganti setiap ada perkembangan.

     7.    Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Sistem kearsipan yang baik tidak akan menimbulkan kerusakan atau kehilangan arsip. Karena disimpan ditempat yang baik sehingga terhindar dari segala kerusakan. 

     8.    Mempermudah pengawasan
Dengan menggunakan sistem kearsipan semua surat yang masuk atau keluar akan menggunakan peralatan yang mempermudah pengawasan seperti, kartu index, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, out slip dan sebagainya


Demikian informasi yang dapat saya sampaikan, terima kasih.

Referensi : Buku Kearsipan


Tidak ada komentar:

Posting Komentar