Jenis-jenis arsip

Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, bahan pengambilan keputusan, sebagai pusat ingatan organisasi, dan yang lainnya. Arsip juga digolongkan atas berbagai jenis, diantaranya :

     1.    Berdasarkan fungsinya

a.    Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan dalam perencanaan dan pelaksanaan administrasi perkantoran.

b.    Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak digunakan lagi dalam perencanaan dan pelaksanaan administrasi perkantoran.

     2.    Berdasarkan nilai guna

a.    Arsip bernilai informasi, seperti pengumuman, undangan, dan yang lainnya.

b.    Arsip bernilai administrasi, seperti surat keputusan, prosedur kerja, dan yang lainnya.

c.    Arsip bernilai hukum, seperti akta kelahiran, surat perjanjian, sertifikat dan yang lainnya.

d.    Arsip bernilai ilmiah, seperti hasil penelitian.

e.    Arsip bernilai keuangan, seperti laporan keuangan, kuitansi, dan yang lainnya.

f.     Arsip bernilai pendidikan, seperti karya ilmiah, program pengajaran, dan yang lainnya.

g.    Arsip bernilai sejarah, seperti gambar dan video proklamasi kemerdekaan.

    3.    Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya

a.    Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah Arnas pusat di Jakarta

b.    Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit masing-masing. Berkaitan dengan lembaga pemerintah Arnas daerah di Jakarta

    4.    Berdasarkan sifatnya

a.    Arsip tertutup, Yaitu arsip yang memiliki nilai kerahasiaan

b.    Arsip terbuka, yaitu arsip yang boleh diketahui oleh semua pihak

c.    Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan dipusat arsip

d.    Arsip pemerintah, yaitu arsip yang nilai khusus dan berkaitan dengan pemerintahan

e.    Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan pada setiap bagian masing-masing

    5.    Berdasarkan keasliannya

a.    Arsip asli, yaitu arsip yang langsung terkena hentakan mesin ketik, printer, dengan tanda tangan dan legalisir asli (dokumen utama)

b.    Arsip tembusan, yaitu arsip kedua,ketika dan seterusnya, yang dalam pembuatannya bersama dengan dokumen asli tetapi ditujukan pihak lain

c.    Arsip salinan, yaitu arsip yang proses pembuatannya tidak bersama dokumen asli, tetapi memiiki kesesuaian dengan dokumen asli

d.    Arsip petikan, yaitu arsip yang berisi bagian dari suatu dokumen asli

    6.    Arsip menurut kekuatan hukum

a.    Arsip otentik, yaitu arsip yang memiliki tanda tangan asli sehingga dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah

b.    Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang tidak memiliki tanda tangan asli

    7.    Berdasarkan subjeknya

a.    Arsip kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan data-data kepegawaian, seperti surat lamaran pekerjaan, daftar riwayat hidup pegawai, dan yang lainnya

b.    Arsip keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan data-data keuangan seperti bukti pembayaran, slip gaji, dan yang lainnya

c.    Arsip pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan data-data pemasaran barang seperti surat penawaran, surat pesanan dan yang lainnya

d.    Arsip pendidikan, yaitu arsip yang berhubungan dengan data-data pendidikan seperti daftar hadir sisiwa, Rapot, dan yang lainnya

     8.    Berdasarkan sifat kepentingannya

a.    Arsip penting, yaitu arsip yang masih memiliki nilai guna, seperti nilai hukum, nilai pendidikan, nilai sejarah, dan sebagainya

b.    Arsip vital, yaitu arsip yang sifatnya permanen dan disimpan selama-lamanya. Seperti akte kelahiran, ijazah, dan sebagainya.

Semoga bermanfaat, terima kasih.