Nilai guna arsip

Arsip adalah surat atau warkat yang memiliki nilai guna bagi seseorang, perusahaan/lembaga sehingga surat/warkat tersebut dapat dikelola dengan teratur agar mudah jika ingin mencarinya.  Arsip dapat berupa lembaran kertas, recording, film/cuplikan-cuplikan, dan yang lainnya. Nilai guna arsip adalah suatu tolak ukur penilaian bahwa arsip tersebut layak untuk disimpan. Penilaian layak simpan ini secara internasional ditentukan dengan metode ALFRED, maeurut The Liang Gie (1979:215) mengemukakan 6 nilai dari arsip, yaitu :

A : Administrative      : penilaian arsip berdasarkan nilai administasi yang dikandungnya. Artinya nilai guna arsip didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi.

L :  Legal                   : penilaian arsip bersasarkan nilai hukum yang dikandung arsip tersebut. Artinya arsip yang memiliki bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum.

F : Fiscal/Financial        : penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki arsip tersebut. Artinya arsip yang berisikan segala hal  yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

R : Research           : penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung oleh arsip tersebut. Artinya arsip mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil penelitian.

E : Education        : penilaian arsip berdasarkan pada nilai pendidikan atau pengetahuan yang dikandung arsip tersebut. Artinya arsip berisikan informasi penting yang perlu untuk disebarluaskan.

D : Documentary          : penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman atau record yang dikandung pada arsip tersebut. Biasanya arsip mengandung nila-nilai sejarah.

Jadi, sebelum memusnahkan arsip perlu dianalisis terlebih dahulu mengenai nilai gunanya agar jangan sampai memusnahkan arsip yang masih mempunyai nilai guna. 

Demikian informasi yang dapat saya sampaikan, terima kasih.

Referensi : Buku Kearsipan